A.Fuar öncesi süreçler

İHİB, sizlerin fuar katılımınızda sadece aracı bir kurumdur.Tüm meslek kuruluşlarında olduğu gibi temel amaç sektörde yer alan firmaların bireysel işlem yapmak yerine, sektörün mümkün olduğunca çok üyesinin birlikte hareket ederek, birlikte olmanın getireceği güç ve avantajın üstüne bir de İHİB’in olanaklarını, tecrübesini ve organizasyonunu katarak üyeler adına çok daha olumlu, verimli ve ekonomik sonuçlar yaratmaktır.İHİB’de fuar süreci her yıl genel olarak şu şekilde işlemektedir;


 

1. Domotex fuarının organizatörü Deutche Messe her yıl 30 Nisan’a kadar bir sonraki fuar için talep toplamaktadır. Bu tarihten önce yapılacak başvurular için “Early Bird Discount” adı altında, etrekare başına 3-5 Euro indirim uygulamaktadır. Biz İHİB olarak üyelerimizin en uygun fiyata stand kiralamasını temin amacıyla, 30 Nisan tarihinden önce Deutche Messe’ye başvurup bir sonraki fuar için yer talebinde bulunuyoruz. Bu talebimizde alan büyüklüğü için bir önceki yılın gerçekleşen katılım miktarını baz olarak alıyoruz. Bu şekilde sizler fuar katılımınıza ne zamankarar verirseniz verin, her zaman en uygun fiyat üzerinden katılmış oluyorsunuz.

2. Bu fuarın Türkiye’de ki resmi sürecini gerçekleştirmek için, İHİB fuar başlangıç tarihinden 7 ay önce Türkiye İhracatçılar Meclisi’ne, fuar başlangıç tarihinden 6 ay önce ise Ekonomi Bakanlığı’na başvurmakta ve fuar için milli katılım gerçekleştirme izinlerini almaktadır.Bu izin sizlerin fuar ile ilgili teşvikleriniz açısından son derece önemli ve gereklidir.

3. İHİB, Domotex Fuarı için Ekonomi Bakanlığı’ndan onay alır almaz, tüm üyelerine fuarın resmi duyurusunu yaparak ön talep toplama işlemine başlamaktadır. Toplanan ön talepler bir değerlendirmeye tabi tutularak, gerekli ise Deutche Messe’ye 30 Nisan öncesi bildirilen ön talepte güncelleme yapılmaktadır. Bu güncelleme sonrası Deutche Messe’ye bildirilen talep İHİB açısından bağlayıcılık ve sorumluluk içerdiğinden, İHİB de katılım için başvuran üyelerden, katılım taleplerini kesinleştirmek için İHİB Yönetim Kurulunca belirlenen ön ödeme talebinde bulunur.

4.Genel olarak Ağustos ve Eylül aylarında toplanılan talepler doğrultusunda İHİB stand inşaat firmaları ve nakliyatçı firmalar ile görüşmelere başlar. Gerek stand inşaatı, gerekse nakliyat için ilgili kanunlara uygun olarak çok sayıda firma ile görüşmeler yapılır. İlgili ihaleler açılır ve bu ihalelerde alınan teklifler İHİB Yönetim Kurulunca detaylı olarak incelenip karara bağlanır.

5. İnşaatçı firmaya hem Domotex Fuarı için Birliğimize tahsis edilen alan krokisi hem de katılımcı firmalar tarafından talep edilen alan miktarları iletilir. Bu aşamada inşaatçı firmaya katılımcı firma isimleri verilmez. İnşaatçı firma, söz konusu alanı, talepler doğrultusunda inceleyerek, en uygun yerleşim projesini gerçekleştirmeye çalışır. Yapacağı proje İHİB Yönetim Kurulunun denetim ve onayına tabidir. Küçük, büyük tüm firmaların fuar alanımızda en uygun, en verimli ve adil yerleşimini gerçekleştirmek için Yönetim Kurulumuz pek çok farklı projeler üzerinde çalışmıştır. Fuar alanımız ile ilgili her teknik detay incelenmiş ve sonuçta ortaya tamamen yeni, farklı ve sizlerin de beğeneceğine inandığımız bir proje ortaya çıkmıştır.

6. Nakliyatçı firma seçiminde de aynı süreçlerden geçilerek yapılan ihalede alınan teklifler İHİB Yönetim Kurulunca incelenip karara bağlanır. Nakliyatçı firma ile ilgili önemli bir konu bu fuar için hizmet alınacak gümrükçü konusudur. Bu konuda da geçmişte muhtelif şikayetler ve sıkıntılar yaşandığı bilinen bir gerçektir.

Bu konuya yorum getirmeden önce bilinmesi gereken detaylar şunlardır;

a) Fuara ortalama olarak 25-30 firma katılmakta, ortalama olarak 10 TIR mal ve malzeme götürülmektedir.

b) Dolayısıyla öncelikle malların fuar öncesi gümrüklü bir antrepoda toplanması, antrepo beyannamelerinin, gümrük çıkış beyannamelerinin ve ilgili diğer gümrükleme işlemlerinin yapılması gerekmektedir.

c) Daha sonra Hannover varışında ve fuar bitiminde dönüş için yine gümrük işlemlerinin yapılması gerekmektedir.

d) Son olarak İstanbul’a dönüşte yine malların gümrüklü antrepoya girişleri, gümrük giriş beyannamelerinin, antrepo beyannamelerinin düzenlenmesi ve diğer gümrük işlemlerinin yapılması söz konusudur. Yani birbiriyle ilgili çok farklı süreçlerin tam bir kontrol ve uyum içerisinde yapılması söz konusudur. Bu nedenle nakliyatçı firma çalışacağı gümrükçüyü kendisi belirlemektedir. Sonuç olarak fuarla ilgili tüm firmaların evrakları ve işlemleri tek bir gümrükçü üzerinden takip edilerek muhtemel gecikmeler, ilave masraflar ve karmaşıklardan korunma amaçlanmıştır.

İHİB Yönetim Kurulu yapılan görüşmeler sonucunda bu yıldan itibaren üyelerimize aşağıda belirtilen avantajları sağlamıştır;

a) Katılımcı firmalar bu yıl gümrük giriş çıkış beyannamesi ve antrepo beyannameleri için ilave bir ücret ödemeyeceklerdir.

b) Geçmiş yıllarda sorun olan yüksek antrepo ücretleri de bu yıl tamamen ortadan kaldırılmıştır. Fuar dönüşü bir firmanın, mallarının gümrükleme işlemlerinin tamamlandığı kendisine bildirildiği tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde mallarını antrepo ücreti ödemeksizin çekebilecektir. Konunun önemi nedeniyle tekrar vurgulamak gerekirse, fuar dönüşü gümrükçü firma katılımcı firmaya “Mallarınızın gümrükleme işlemleri tamamlandı, mallarınızı alabilirsiniz” bildirimini yaptıktan sonra 3 iş günü içerisinde ilgili firmanın mallarını gümrükten alması gerekmektedir. Firmalar sadece Kapama Beyannamesi için 80- 100 Euro gibi bir ücret ödeyeceklerdir. Kapama beyannamesi götürülen mal miktarından satılan mal miktarı düşülüp geri gelen mal miktarına eşitlendiğini gösterir beyannamedir.

7. Bu süreçlerden sonra İHİB firmaların fuar katılımıyla ilgili sözleşme ve diğer evrakları firmalara iletilir. Bu evraklar katılımcı firma tarafından doldurularak en geç bir hafta içerisinde İHİB’e teslim edilir.

8. İHİB firmaların fuar teşviklerinden sorunsuz yararlanmalarını teminen gerekli evrakları katılımcı firmalara iletir. Bu evraklarda katılımcı firma tarafından en geç bir hafta içerisinde doldurularak İHİB’e teslim edilir.

9. İHİB bu işlemler sonrası katılım ücretinin yüzde 50 sini firmalardan tahsil eder. Ayrıca bakiye kısım için fuar sonrasına 2 aylık senet alınır.

10. Katılımcı firmalar ile toplantı yapılarak, onaylanmış fuar yerleşim planı üzerinde her bir firmanın alanı yapılacak kura çekimi ile belirlenir. Firmalara fuar ile ilgili detaylı bilgiler aktarılır. Firmaların her türlü talepleri ve soruları alınır ve sonuçlandırılır.

11. İHİB fuar standı belirlenen firmalardan standlarıyla ilgili talep ettikleri teknik detayları toplayarak stand işini üstlenen firmaya iletir.

12. İHİB katılımcı firmalardan İHİB tarafında hazırlatılan fuar kataloğunda yer almasını istedikleri veri, bilgi ve resimleri talep ederek, kataloğu basacak olan firmaya iletir.

13. İHİB katılımcı firma bilgilerini Deutche Messe’nin Domotex ile ilgili web sitesi www.domotex.de yayınlanması için Messe idaresine bildirir. Messe tarafından iletilen şifreleri katılımcı firmalara ileterek gerekli güncellemelerin katılımcılar tarafından yapılmasını temin eder.

14. Nakliyatçı firma katılımcı firmalardan gerekli evrakları talep eder. Malların teslimi için son tarihi bildirir. Firmalar evrakları ve malları belirlenen süreler içerisinde teslim ederler.

15. İHİB Fuar katılımı için kendi hazırlıklarını yapar, katalog basımını sonuçlandırır. Stand inşaat ve nakliyatçı firmalarla sürekli iletişim içerisinde bulunup olası sorunlar için çözüm üretir. Domotex fuarı katılımcı firmaların sadece mallarını sergilemediği aynı zamanda satış da yapabildiği bir fuardır. Bu nedenle fuar süreci pek çok teknik ve yasal bilgiler ışığında değerlendirilmesi gereken bir süreçtir. Bu süreç malların İstanbul’da gümrükleme işlemlerinin bitimini takiben yola çıkıp Hannover’e varmasıyla başlar. Stand inşaat firması da belirlenen takvim doğrultusunda fuar alanına ekip ve ekipmanlarıyla intikal edip çalışmalarına başlar. Bu yıl yeni bir stand inşaat firmasıyla çalışacak olmamızdan dolayı İHİB ten bir yetkilimiz olası gecikme ve sorunları yerinde tespit edip gerekli önlem ve çözümleri zamanında almak maksadıyla, stand inşaat firmasının çalışmaya başladığı tarihten itibaren fuar alanında bulunup, tüm süreçleri yakından takip ve kontrol ile görevlendirilmiştir.

B. Fuar sürecinde bilinmesi gerekenler

1.Firma temsilcilerinin Hannover’e varmasını takiben mallar belirlenen tarihte belirlenen düzenle firmalara teslim edilir. 

2.Katılımcı firmaların mallarını en iyi ve hızlı bir şekilde sunumlarını temin amacıyla İHİB fuar alanında yakın destek ve işbirliği sağlar.Bu desteği İHİB şu ekiplerin organize çalışmalarıyla gerçekleştirir;

a) İstanbul’dan gelen İHİB yetkilileri 

b) İHİB’in Hannover’den temin ettiği güvenlik, teknik destek ekipleri

c) İnşaatcı firma ekibi 

d) Schenker yetkilileri 3.İHİB özellikle fuar öncesi ve fuar sonunda katılımcıların yemeğe ulaşımlarının nispeten daha zor ve masraflı olduğu zamanlarda tüm katılımcılara belirli bir program dahilinde kumanya dağıtımını da organize eder. 

4. İHİB fuar süresince İHİB Yönetim Kurulu’nun onayına bağlı olarak Hannover’de katılıcıların davet edildiği bir akşam yemeği de organize eder. 

5. İHİB ayrıca Halı Tasarım Yarışmaları’nda dereceye girip ödül olarak Domotex’e davet edilen tasarımcıların da her türlü ihtiyaçlarını karşılamaya çalışıp onlara gerekli desteği verir. 

6. İHİB fuar alanımızla ilgili güvenlik ve temizlik işlerini koordine eder. 

7. İHİB fuar sonunda yine katılımcılarla ve nakliyatçı firma ile işbirliği içinde malların uygun şekilde paketlenip, evrakların uygun bir şekilde hazırlanmasına ve teslim edilmesine gözcülük yapar. 

8. Fuar bitiminde son TIR da yüklenip gümrüklenip yola çıktığında İHİB’in fuar alanındaki görevi sona erer.

C.Fuar sonrası hakkında bilinmesi gerekenler

Malların İstanbul’a varmasını takiben nakliyatçı firma katılımcı firmaları bilgilendirerek malların uygun şekilde gümrüklenmesini teminen gerekli evrakları talep eder. Bu evraklar temel olarak, malın fuara gidişi esnasında Türk gümrüğü için hazırladığınız fatura, fuarda yapılan satışlara ait faturalar ve fuar dönüş faturasıdır. Türk gümrüğü de esas olarak fuara ne kadar hangi cins mal götürülmüş, hangileri nasıl satılmış ve geriye hangi mallar dönmüş sorusuna uygun cevap arar. Gümrükleme işlemleri tamamlanır ve mallar katılımcılar tarafından teslim alınır. Malların katılımcı firmalar tarafından teslim alınmasından sonra fuar teşviği için İTKİB Devlet Yardımları Şubesi’ne belirli evraklar teslim edilir. İHİB Yönetim Kurulu’nca belirlenen bir tarihte katılımcılarla fuarın genel bir değerlendirmesi yapılmak, varsa eksik veya aksayan noktaları tespit etmek ve bir sonraki fuara bu tecrübe ve bilgiler ışığında katılabilmek için genel değerlendirme toplantısı yapılır.

Sonuç Olarak

Değerli Meslektaşlarımız, Kitapçığın başında da belirttiğimiz gibi İHİB sadece aracı bir kurumdur. Yönetim Kurulu üyeleri sizlerden seçilmiştir. Ayrıca tüm üyelerimiz için de yönetim kurul toplantıları açıktır. Amacımız sektörde faaliyet gösteren firma temsilcilerin bir araya gelerek tüm sektör yararına olduğuna inandığı işler için güç birliği yaratmak, ortak akıl ve tecrübeden yararlanmaktır. Bu tamamen gönüllülüğe dayalı bir işlemdir. Ne kadar çok üyemizin katılımı sağlanırsa o kadar iyi sonuçlar alınacağı da doğaldır. Fuar katılımımız bu değerli işbirliği ve katılımız için son derece uygun bir ortam sunar. Yıllardır tekrarlanan bir süreç olmasına karşın tüm sektörün ortak menfaatine yönelik böyle bir çalışma yapılmamış olmasını bir eksiklik olarak gördüğümüz için bu çalışmayı yaptık. Burada da eksiklerin olma ihtimali her zaman mümkündür ve bu süreçte yol alıp çok daha iyisini yapmak ancak siz değerli meslektaşlarımızın yakın işbirliği ve desteğiyle mümkündür.

E-BÜLTEN KAYIT

Aylık e-bülten’imiz için kayıt olunuz

ETKİNLİK TAKVİMİ

Etkinlik takviminden faydalanınız

İHİB , İTKİB çatısı altındaki dört birlikten biridir.